Privacy Policy

Categories of personal data and of data subjects

Outside of a Service Agreement for the use of the enmacc platform, enmacc only collects and processes personal data if you provide it to us of your own accord (e.g. when applying for a job or when registering for a webinar). For the processing of personal data when visiting our website see below “Processing of personal data when visiting our website”.

Enmacc processes the personal data of applicants, (potential) clients and their employees and representatives, event participants (e.g. events/demos/webinars) and of any other individual engaging in any kind of way with enmacc.

Legal bases and the purposes of the data processing

The purposes and respective legal basis for the processing of personal data by enmacc are as follows:

(1) Consent (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR)
Consent for the processing of personal data is always explicitly given for a specific purpose. Every time you are asked to give your consent (e.g. when registering for a webinar), you are informed about the purpose of the processing and its extent. Such consent can be revoked at any time with effect for the future by sending an email to privacy@enmacc.com.

(2) Fulfillment of (pre-)contractual obligations (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR)
Personal data is processed in order to be able to provide our services and fulfill the obligations agreed upon in relation to the use of the enmacc platform, as defined in the Service Agreement, the GTC (General Terms and Conditions) and associated annexes and other agreements. We may also process your personal data to notify you about changes to our websites or any products or services we offer.

(3) Fulfillment of legal obligations (Art. 6 para. 1 lit. c GDPR)
Enmacc is subject to various legal obligations, esp. applicable commercial and tax law provisions, incl. identification, accounting and auditing obligations. Personal data is therefore processed to fulfill the relevant obligations.

(4) Balancing of interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR)
Personal data may be processed for purposes other than those listed above in order

to protect our legitimate interests, especially commercial interest. Examples for the processing of personal data based on the balancing of interests are:

• conducting marketing and sales activities;
• evaluating our potential or existing commercial relationship;
• measuring and analyzing the service usage, enhancing the user’s experience and ensuring the stability of the website.

Categories of third party recipients

Enmacc makes your data only available on a need-to-know basis and only where required to fulfill contractual/statutory obligations. Categories of third party receivers (recipients of your data outside enmaccs organisation) are:

• Judicial, public and/or law enforcement authorities in the event of overriding legal provisions.
• External service providers or other contractors (e.g. cloud service providers, customer relationship management services etc.).
• Other external third party recipients, if the data subject has given his/her consent or if disclosure is permitted for reasons of overriding interest (e.g. auditors).

Enmacc concludes Data Processing Agreements (according to Art. 28 GDPR) before making personal data available to external service providers.

Transfers of personal data to a third country

Data transfer to third party recipients outside the European Union (third countries) may take place to the extent:

• required to fulfill our contractual obligations (such as offering our services),
• required by law (such as obligatory reporting under tax law) or
• you have given your consent.

Where any third country transfers of personal data are involved, such transfers are governed by Standard Contractual Clauses (SCC) approved by the European Commission to frame these data transfers to countries which do not benefit from an adequacy decision by the European Commission. Moreover, in this case, these service providers are contractually required to safeguard the information provided to them under terms substantially equivalent to those of this Privacy Policy and are restricted from using or disclosing such information except as necessary to perform services on our behalf or to comply with legal requirements.

Data security

We take appropriate technical and organisational measures to ensure a level of protection appropriate to the risk, in accordance with Art. 32 GDPR. Therefore, our measures include ensuring the confidentiality, integrity and availability of data by controlling access, input, transfer, ensuring availability and segregation of data. We also have procedures in place to ensure the exercise of data subjects’ rights, deletion of data and response to data compromise. We already take the protection of personal data into account in the selection of hardware, as well as in the development and selection of software and procedures, in accordance with the principle of data protection through technology design and data protection-friendly default settings (Art. 25 GDPR).

Retention

Personal data is deleted or irrevocably anonymized as soon as the purpose of the storage ceases to apply unless otherwise determined by the European or national legislator. Deletion or anonymization of personal data also takes place if the respective storage period prescribed by the aforementioned norms expires, unless there is a necessity for further storage of the data for the conclusion or fulfillment of a contract. You may exercise corresponding deletion rights as described below in the Section “Your rights under GDPR”.

Use of our newsletter

When you sign up for our newsletter, you provide us with personal information, including your email address and optional additional information. This information will be stored until you unsubscribe from our newsletter. You can unsubscribe at any time using the link provided in the newsletter or by sending us a message to privacy@enmacc.com. By unsubscribing, you object to receiving our newsletter with effect for the future.

Your email address, which we receive in connection with the sale of a service, might be used for direct advertising (direct email or newsletter) to inform you about our services. You can object to this use of your e-mail address at any time by sending a corresponding message to our email address (privacy@enmacc.com).

Social Media

Plug-ins

We use plugins from LinkedIn (“LinkedIn Ireland Unlimited Company”) and YouTube, operated by Google Inc. on our website to promote our presence on the respective networks. This promotional purpose constitutes a legitimate interest of enmacc. A direct connection between your browser and the LinkedIn/YouTube server is established via a plug-in. This provides the operator with the information that you have visited our website with your IP address. In addition, it is then possible for the operator to associate your visit to our website with you and your user account. We would like to point out that we do not have any knowledge of the content of the transmitted (personal) data or of the use made of them by the operators.The responsibility for ensuring that the networks are operated in a data protection compliant manner lies with the respective service provider. Further information can be found in the privacy policies of LinkedIn and YouTube (Google).

Social Media Presence

LinkedIn is solely responsible for the processing of personal data when visiting enmacc’s LinkedIn page. Enmacc only receives information from the processing activities of the respective operator in the form of so-called anonymised page insights. These insights show, for example, what kind of actions are carried out on our website. In particular, the operator uses information stored in your profile for this purpose. The processing of personal data serves to evaluate the actions carried out on our network company site. We use the knowledge gained in this way to improve the company page within the networks. The processing therefore serves our legitimate interest. Under certain circumstances, personal data may also be processed in the USA or other third countries. However, data will only be transferred if an adequate level of protection is ensured in accordance with the GDPR. Further information on the processing of personal data can be found in the respective privacy policy of the operator (see above).

Note on security

It is our policy and corporate goal to keep all data and information confidential. Our security measures are constantly being improved in line with technological developments. Please remember that the Internet is an open system. Information may be transmitted to other websites that lack or are not able to present an adequate level of security measures in place. As a result, your information may be accessed by unintended third parties. We cannot guarantee complete data security when communicating by email, so we recommend that you send confidential information by post.

Kategorien von personenbezogenen Daten und von betroffenen Personen

Außerhalb eines Dienstleistungsvertrages zur Nutzung der enmacc-Plattform erhebt und verarbeitet enmacc personenbezogene Daten nur, wenn Sie uns diese von sich aus zur Verfügung stellen (z.B. bei der Bewerbung auf eine Stelle oder bei der Anmeldung zu einem Webinar). Zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website siehe unten “Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website”.

Enmacc verarbeitet personenbezogene Daten von Bewerbern, (potentiellen) Kunden und deren Mitarbeitern und Vertretern, Veranstaltungsteilnehmern (z.B. Events/Demos/Webinare) und allen anderen Personen, die in irgendeiner Form mit enmacc interagieren.

Die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden können, sind:

• Identifizierungsdaten (z.B. vollständiger Name, berufliche Position, Lebenslauf,Bild usw.)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.)
• Technische Daten (z.B.IP-Adresse, Aktivitätsprotokolle/Interaktionsdaten usw.)

Die oben aufgeführten Daten werden zu den unten genannten Zwecken erhoben und verarbeitet (siehe Abschnitt “Rechtsgrundlagen und Zwecke der Datenverarbeitung”).

Rechtsgrundlagen und Zwecke der Datenverarbeitung

Die Zwecke und die jeweilige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch enmacc sind wie folgt:

(1) Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a GDPR)
Die Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten wird immer ausdrücklich für einen bestimmten Zweck erteilt. Jedes Mal, wenn Sie um Ihre Einwilligung gebeten werden (z.B. bei der Anmeldung zu einem Webinar), werden Sie über den Zweck der Verarbeitung und deren Umfang informiert. Eine solche Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch eine E-Mail an privacy@enmacc.com widerrufen werden.

(2) Erfüllung von (vor-)vertraglichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b GDPR) Personenbezogene Daten werden verarbeitet, um unsere Dienste zu erbringen und die vereinbarten Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Nutzung der enmacc-Plattform zu erfüllen, wie sie im Dienstleistungsvertrag, den AGB und den dazugehörigen Anhängen und anderen Vereinbarungen definiert sind. Ihre personenbezogenen Daten werden auch verarbeitet, um Sie über Änderungen an unseren Websites oder an den von uns angebotenen Produkten oder Diensten zu informieren.

(3) Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c GDPR)
Enmacc unterliegt verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, insbesondere den geltenden handels- und steuerrechtlichen Vorschriften, einschließlich Identifikations-, Buchführungs- und Prüfungspflichten. Personenbezogene Daten werden daher zur Erfüllung der entsprechenden Verpflichtungen verarbeitet.

(4) Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f GDPR)
Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere unserer wirtschaftlichen Interessen, können personenbezogene Daten für andere als die oben genannten Zwecke verarbeitet werden. Beispiele für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage einer Interessenabwägung sind:

• Durchführung von Marketing- und Verkaufsaktivitäten;
• Bewertung unserer potenziellen oder bestehenden Geschäftsbeziehung;
• Messung und Analyse der Nutzung des Dienstes, Verbesserung der Nutzererfahrung und Gewährleistung der Stabilität der Website.

Kategorien von dritten Empfängern

Enmacc stellt Ihre personenbezogenen Daten nur auf einer Need-to-know-Basis und

nur dann zur Verfügung, wenn dies zur Erfüllung vertraglicher/gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Kategorien von Drittempfängern (Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb von enmaccs Organisation) sind:

• Justiz-, Amts- und/oder Strafverfolgungsbehörden bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften.
• Externe Dienstleister oder andere Auftragnehmer (z. B. Cloud-Service-Provider, Customer-Relationship-Management-Dienste usw.).
• Andere externe Drittempfänger, wenn die betroffene Person eingewilligt hat oder wenn die Weitergabe aus übergeordnetem Interesse zulässig ist (z. B. Wirtschaftsprüfer).

Enmacc schließt Auftragsverarbeitungsverträge (gemäß Art. 28 GDPR) ab, bevor personenbezogene Daten externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Eine Datenübermittlung an Drittempfänger außerhalb der Europäischen Union (Drittländer) kann erfolgen, soweit:

• dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Angebot unserer Dienstleistungen) erforderlich ist,
• gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten) oder
• Sie Ihre Einwilligung gegeben haben.

Wenn es um die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer geht, unterliegen diese Übermittlungen den von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC), um diese Datenübermittlungen in Länder zu regeln, für die kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt. Darüber hinaus sind diese Dienstleister in diesem Fall vertraglich verpflichtet, die ihnen zur Verfügung gestellten Daten unter Bedingungen zu schützen, die im Wesentlichen denen der DS-GVO entsprechen, und sie dürfen diese Daten nur verwenden oder weitergeben, wenn dies für die Erbringung von Dienstleistungen in unserem Namen oder zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen erforderlich ist.

Datensicherheit

Wir stellen durch technische und organisatorische Maßnahmen ein angemessenes Schutzlevel im Sinne von Art. 32 DSGVO sicher.
Unsere Maßnahmen gewährleisten die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch die Kontrolle des Zugangs, der Eingabe, der Übertragung, der Gewährleistung der Verfügbarkeit und der Trennung der Daten. Außerdem verfügen wir über Verfahren, die die Ausübung der Rechte der betroffenen Personen, die Löschung von Daten und die Reaktion auf eine Datenkompromittierung gewährleisten. Wir berücksichtigen den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Auswahl von Hardware sowie bei der Entwicklung und Auswahl von Software und Verfahren gemäß des Datenschutzgrundsatzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO).

Aufbewahrung

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder unwiderruflich anonymisiert, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, es sei denn, der europäische oder nationale Gesetzgeber hat etwas anderes bestimmt. Eine Löschung oder Anonymisierung personenbezogener Daten erfolgt auch dann, wenn die jeweilige durch die vorgenannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrages besteht. Entsprechende Löschungsrechte können Sie wie unten im Abschnitt “Ihre Rechte nach GDPR” beschrieben ausüben.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir vermeiden grundsätzlich vollautomatisierte Entscheidungsfindungsprozesse gemäß Artikel 22 DSGVO für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in jedem Fall unter Beachtung der geltenden Datenschutzgesetze.